WSKAZÓWKI DLA ORGANIATORÓW RAJDÓW
Organizowanie rajdu, to fajna sprawa :). Najlepiej zabrać się za to w 2-3 osoby, bo można podzielić się częścią logistyczną, a razem wymyślić część programową. Poniższe wskazówki są po to, żeby wyjaśnić wszelkie wątpliwości co do tego jak zrobić rajd od A do Z i o niczym (raczej) nie zapomnieć. W razie wątpliwości warto skonsultować się ze swoim opiekunem lub jakąś inną "mądrą" osobą ;). Miłej zabawy!
Uwagi wstępne
Miejsce - oczywiście fajne! :) Wybór miejsca może zależeć od charakteru rajdu: czy jest to rajd tematyczny, np. po zamkach mazowieckich lub teatralny, czy rowerowy, kajakowy, na koniach, itp. Miejsce powinno mieć w sobie "coś", co jest interesujące, czym przyciąga. Poza tym warto pamiętać, że ogólnie lubimy lasy, przyrodę i raczej wsie i miasteczka niż zadymione miasta. Dodatkowo, na standardowy rajd mamy tylko 2 dni, czyli dojazd mocno ogranicza wybór miejsca (nie chcemy spędzić połowy rajdu w pociągu...).
Termin - zazwyczaj nie ma z nim problemu, bo ustaliliśmy go na Radzie Drużyny. Standardowy rajd trwa od piątku wieczorem do niedzieli wieczorem.
Program - czyli co się będzie na rajdzie działo, co chcemy na nim robić. Powraca tu pytanie czy rajd ma temat przewodni, czy składa się z różnych części? Gdzie będziemy spacerować, co oglądać, czy będzie gra terenowa, czy gra w budynku (np. negocjacyjna typu Jest król czy Dyplomacja), ognisko, czy kominek, dyskusja, śpiewanki? Warto też się zastanowić co będziemy robić w trakcie dojazdu: czy mamy mieć jakieś zadania wprowadzające do rajdu, czy pośpiewamy, pogadamy? Co zrobimy na rajdzie jeśli będzie paskudna pogoda i nie będziemy chcieli grać w grę terenową w rzęsistym deszczu? Zawsze warto mieć przygotowane więcej pomysłów na robienie czegoś, niż jest czasu na rajdzie - wtedy na pewno nie będzie nudno :).
Koszt - sprawa bardzo przyziemna, ale wymagająca kontroli (niestety). Najlepiej żeby rajd kosztował 50zł/osobę, ale bez dofinansowania nie jest to łatwe do osiągnięcia. Należy jednak pamiętać, że nie powinien przekraczać 80zł/osobę, bo wiele osób nie będzie mogło na nie go pojechać. Na koszt składają się następujące rzeczy:
transport: PKP jest zazwyczaj tańsze od innych przewoźników, poza tym ma bilety grupowe, które dają zniżkę 50%; w autobusach też warto pytać o zniżki. W kwestii pociągów jeździmy pośpiechami i osobówkami, ew. TLK, wystrzegamy się ekspresów i InterCity, bo koszty rosną wtedy niebotycznie!!!
nocleg: od 5 do 10zł za osobę/noc. Noclegu szukamy w szkołach, hufcach, schroniskach PTSM, itp. Jeśli cenę negocjujemy, można zaproponować ok. 6 zł i zobaczyć co z tego wyniknie. Wymogi noclegu są niewielkie: podłoga (śpimy na karimatach), dostęp do kuchni (żeby ugotować obiad, sam wrzątek nie wystarczy). Jeśli planujemy ognisko, można spytać czy istnieje taka możliwość, jeśli się okaże, że nie, zawsze można zrobić kominek ze świeczkami. A może będziemy spać pod namiotami?
jedzenie: żywimy się sami, zarówno na śniadania i kolacje, jak i na obiady. Dzięki temu koszt jedzenia szacujemy na 12 zł/osobę/dzień. Musimy wiedzieć gdzie i kiedy będziemy mogli zrobić zakupy, bo może warto zabrać jedzenie z Warszawy.
materiały programowe: wszystko co jest potrzebne do gry, czy innych zajęć, świeczki na kominek, itp. Na tego typu materiały mogą być dofinansowania, więc warto brać fakturę VAT na dane wypisane w dziale Materiały na stronie internetowej drużyny.
ekstrasy: jak np. wejście do jaskini, teatru, koszt kajaków, przewozu rowerów, czy co tam planujemy, również trzeba uwzględnić.
bezpieczny zapas: zbieramy trochę więcej pieniędzy, ponieważ zawsze może się zdarzyć coś nietypowego, co będzie wymagało jakiś pieniędzy i musimy być na to przygotowani. Oczywiście, jeśli zostaną po rajdzie pieniądze, będę one zwrócone.
Co, gdzie, kiedy?
... czyli kiedy pozałatwiać różne sprawy tak, żeby było dobrze ;).
3-4 tygodnie przed rajdem
3-4 tygodnie przed rajdem to dobry czas na zainteresowanie się tematem. Główny organizator powinien upewnić się, czy ludzie, z którymi robimy ten rajd też go robią, umówić się z nimi. Warto też mieć jakiś pomysł (rajd z grą lub rajd po zamkach, skałkach, jaskiniach - jeżeli to coś ambitnego, to wymaga wiele więcej pracy koncepcyjnej i organizacyjnej, ale na ogół bardzo dobrze się sprawdza), z którym się przyjdzie na to spotkanie (można też pogadać z kimś mądrym, np. opiekunem). Zbieramy się z mapą Polski i ustalamy informacje ogólne - w który region chcemy jechać. Warto też wyznaczyć sobie osobę zajmującą się skołowaniem mapy tej okolicy (najlepiej w skali 1:50 000) - koniecznie w przynajmniej dwóch egzemplarzach oraz ustalić kilka ogólnych wariantów tras i miejsc, w których się będziemy znajdować.
Dzielimy się zadaniami:
jedna osoba sprawdza autobusy i pociągi do i z pożądanych miejscowości. Oprócz PKP (dobra strona w sieci, ew. tel. 9436) i PKS tel. 9433 lub info o przewoźnikach prywatnych (szukać w sieci przez Google), są też różne inne fajne linie typu DARBUS lub POLSKI EKSPRES. Szukając połączeń uwzględniamy również to, że ktoś może chcieć dojechać w sobotę.
druga osoba może szukać noclegów, w rajdach późnowiosennych rozważyć namioty. Najłatwiejsza technika szukania jest taka: kupić kartę telefoniczną (łatwiej ją wliczyć w koszt rajdu), zadzwonić pod tel. 118 913 (informacja telefoniczna) i spisać telefony do tych instytucji w różnych miejscowościach, a następnie dzwonimy w te miejsca, przedstawiamy się jako harcerz/ harcerka naszej drużyny i pytamy czy jest możliwość załatwienia noclegu dla ok. 15 osób (bardzo bezpieczna liczba jak na początek), z tym, że musimy pamiętać o wymogach noclegu podanych wyżej. Nic nie zastrzegając, zapowiadamy telefon wkrótce z potwierdzeniem.
2 tygodnie przed rajdem
Kolejne spotkanie to już ok.2 tygodnie przed rajdem - konfrontujemy zdobyte informacje i pracujemy dalej:
zastanawiamy się, co dokładniej chcemy robić na rajdzie:
co będziemy jedli i w związku z tym co trzeba kupić
jakie będą zajęcia: być może drużynowy lub kadra chcą coś zrobić na rajdzie; obmyśleć coś związanego z tematyką rajdu - gawęda, dyskusja, gry ruchowe - prowadzącym może być ktokolwiek, niekoniecznie organizatorzy - tylko należy się dogadać odpowiednio wcześniej kto będzie to prowadził(!). Podobnie należy ustalić jak będzie wyglądało i kto będzie prowadził ognisko czy kominek obrzędowy.
dzielimy się funkcjami - kto ma być kwatermistrzem (czyli zajmować się jedzeniem i finansami), komendantem (czyli panować nad całym rajdem, decydować co kiedy robimy, kierować), oboźnym (czyli osobą kontrolującą czy wszystko jest dobrze robione) i jakie w związku z tym ma obowiązki i sprawy do załatwienia przed rajdem. Czasami komendą mogą być 2 lub nawet 1 osoba, ale przy dłuższych rajdach to sprawdza się o wiele gorzej.
planujemy dokładnie trasę - również czasowo i z tym, kiedy i jak długie będą przerwy, czy będą w trakcie jakieś zajęcia, czy nie.
należy zrobić sobie harmonogram rajdu: co będzie się działo w kolejnych godzinach (to wbrew pozorom nie takie straszne), a potem jest nieocenioną pomocą w prowadzeniu rajdu. Plan rajdu trzeba skonsultować z drużynowym (pisemnie lub ustnie). Piszemy go również po to, by zobaczyć, czy nasze założenia nie są totalnie nierealne. Warto podać średni czas, który należy poświęcić na daną czynność. Orientacyjne czasy znajdują się poniżej:
Marsz poganiany (np. na pociąg) - 5 km/h, utrzymuje się do dwóch godzin (w małych grupach szybciej)
Marsz niepoganiany bez wielkich przerw - 3 do 4 km/h, zależy od wyluzowania prowadzących rajd, bliżej tej pierwszej wartości (zależy też od rozmiaru grupy).
Przygotowanie obiadu: półtorej godziny do godziny na gazie, półtorej do dwóch na ogniu (może warto coś w międzyczasie porobić, jeśli nie jesteśmy bardzo zmęczeni), czasy bez poganiania, z poganianiem chyba dolne wartości, może na gazie da się przyspieszyć.
Przygotowanie śniadania: wachta w ok. 45 minut, wszyscy razem pewnie w ok. 20. Jedzenie dowolnego posiłku: pół godziny, w pośpiechu pewnie z 15 minut.
Wstanie, zwinięcie się, posprzątanie budynku: W sumie pewnie pod półtorej godziny, z pośpiechem może do połowy tego.
Zwinięcie obozu spod namiotów: 1,5 h, do dwóch.
Warto brać pod uwagę "5 minut bezwładności" przy przełączaniu się z jednego działania do drugiego. Po przyjściu z długiej trasy odpoczynek i nicnierobienie rzędu pół godzinki jest (szczególnie w budynku) normalne, choć nie konieczne. Pamiętajcie o ośmiu godzinach snu - na rajdzie powinny być dostępne (choć nie wymagane :-) ).
ustalamy, kto zajmie się ogłoszeniem do gabloty, plakatami w szkole i puszczeniem wstępnej siatki (muszą się tam znaleźć informacje o miejscu rajdu, terminie, planowanym koszcie oraz namiary na konkretną osobę, do której należy zgłaszać, że chce się jechać). Praktyka pokazuje, że najlepiej z ludźmi rozmawiać na temat rajdu, "reklamować" go, namawiać do pojechania i nalegać na informacje zwrotne - często ludzie się po prostu nie zgłaszają, chociaż chcieliby jechać, a jest to istotna i potrzebna informacja. Reklamowaniem, namawianiem i pytaniem powinni się zajmować wszyscy organizatorzy rajdu.
staramy się teraz, na ile to możliwe, ustalić dokładną trasę - łączymy dojazd o dobrej porze, z fajnym noclegiem i odpowiednią liczbą kilometrów do przebycia (na zwykłym rajdzie coś między 20-35 km/dzień jest w porządku).
w tym tygodniu należy zorientować się ile osób pojedzie i zadzwonić z potwierdzeniem noclegu - b. ważne jest, żeby umówić się dokładnie, znać adres i sposób dostania się do miejsca, w którym będziemy spać, ustalić godzinę, o której się zjawimy, podać liczbę osób, ustalić, jakie będą warunki kuchenne i co w związku z tym musimy ze sobą wziąć i PODAĆ ZWROTNY TELEFON, np. czyjąś komórkę. (naprawdę bardzo się przydaje) :-)
Tydzień przed rajdem
jeżeli jedziemy pociągiem, należy załatwić przejazd grupowy, który daje 50% zniżki. Wygląda to tak: trzeba wypełnić specjalnie przygotowane podanie (w chwili obecnej wzór druczku ma drużynowa i kwatermistrz), w którym wpisujemy jakim pociągiem, na jakiej trasie, kiedy i o której godzinie będziemy jechać, ile osób (jeżeli np. jedzie 16 osób, to wpisujemy 15 osób i 1 opiekuna - wtedy opiekun jedzie gratis) oraz namiary na pełnoletniego opiekuna (w zasadzie dowolnej osoby, która jedzie na rajd; potrzebne są: imię i nazwisko, adres z kodem i numer dowodu osobistego). Na podaniu trzeba przybić pieczątkę drużyny (jedna znajduje się w posiadaniu kwatermistrza, druga drużynowej), a następnie złożyć je w odpowiednim okienku w kasach na Dworcu Wschodnim (UWAGA: okienko jest dosyć chimeryczne i lepiej się upewnić w jakich godzinach jest czynne, godziny się zmieniają..). Zgłoszenie przejazdu trzeba złożyć najpóźniej na dobę przed przyjazdem, ale warto pamiętać, że czasami panie nie wypisują odpowiedniego druczka od razu, tylko każą przyjść następnego dnia, więc warto zabrać się za tę sprawę wcześniej. Cała impreza opłaca się od 9 osób jadących.
należy powiesić w szkole drugie ogłoszenie o rajdzie i puścić drugą siatkę informacyjną. Powinny się w nim znaleźć takie info, jak:
dokładana godzina i miejsce zbiórki przed wyjazdem (UWAGA: jeśli jedziemy pociągiem, to spotykamy się na stacji, z której pociąg startuje, żeby móc zająć przedziały, zazwyczaj jest to Warszawa Wschodnia, czasem Zachodnia. Pociąg jest podstawiany na 20-30 minut przed odjazdem i już wtedy powinniśmy do niego wsiadać. Dlatego zbiórkę trzeba ogłosić na tyle wcześnie, żeby zebrać pieniądze, kupić bilety i wsiąść wcześnie do pociągu, nie wspominając o spóźnialskich... Zbiórka powinna być na ok. 45 minut przed odjazdem)
czas i miejsce powrotu
dokąd jedziemy
kto jest odpowiedzialny
koszt rajdu
co należy wziąć ze sobą (czy, a jeśli tak to jakie jedzenie, mundur, karimata, śpiwór, menażka, legitymacja)
Sprzęt
ustalić kto zajmuje się apteczką (sprawdzić jej stan i w ogóle ją wziąć, najpewniej z harcówki)
zorientować się, czy drużyna posiada mapę miejsca do którego jedziemy (powinni wiedzieć: strona i/lub Kasia L., Alek) i ewentualnie kupić
jeśli potrzebne są namioty, saperki, toporki, kociołki, patelnie, formy do ciast, chochle itp. to dowiadywać się od kwatermistrza.
zatroszczyć się o gitary i śpiewniki drużynowe (!)
świeczki i inne materiały programowe - dowiedzieć się, czy nie ma czegoś pozostałego po wcześniejszych rajdach, jak nie to kupić i zabrać
zatroszczyć się, żeby na rajdzie był aparat fotograficzny wraz z obsługą
zastanowić czy nie potrzebne będą kuchenki benzynowe (inf. u kwatermistrza)
dowiedzieć się, czy ktoś ma wyznaczone pisanie tekstu o rajdzie do kroniki
jedzonko - warto obarczyć kupnem jedzenia na piątkową kolację jedną osobę (łatwiej to rozliczyć) a potem kupować już na miejscu
wyznaczyć osobę odpowiedzialną za to, żeby na rajdzie był proporzec
Tuż przed rajdem
Cieszyć się z pięknie zaplanowanego weekendu i marzyć o niezapomnianych przeżyciach.
A potem...
Rajd rozliczamy w terminie do TYGODNIA po powrocie. Uzupełnianie apteczki, między innymi ze względu na taki termin, nie jest wliczanie w koszty rajdu.
Jeśli, drogi czytelniku, masz uwagi dotyczące tego tekstu, chętnie się z nimi zapoznamy i uzupełnimy wskazówki :).
W (dużym) oparciu o opracowanie dh. Lilki Krych
Kasia Lewińska