Wskazówki

O organizowaniu wyjazdu wigilijnego słów parę...

Rajd wigilijny trochę się różni od wszystkich pozostałych. Ma bardzo specyficzną, rodzinną atmosferę oraz specyficzny dobór tzw. bałaganu organizacyjnego. Więc poniższy tekst stanowi pewien suplement do "Wskazówek organizatorów rajdów".

Szkoła/hufiec/inny obiekt noclegowy

Powinna być blisko Warszawy (dojazd nie dłuższy niż 1 godzina i jak najlepsze połączenie komunikacyjne).
Powinna udostępnić co najmniej dwie sale (jedna na wieczerzę i jedna na rzeczy oraz spanie tych, co następnego dnia mają ważne sprawy do załatwienia).
Powinna dawać możliwość skorzystania z kuchni (mam na myśli urządzenie grzewcze - choć oddzielne pomieszczenie (i dostęp do garnków) ma swoje zalety).
W sytuacji awaryjnej (tj. gdy innej szkoły się nie znajdzie) można próbować podgrzewać na palnikach elektrycznych, gazowych i benzynowych (te ostatnie posiada drużyna, ale niosą one ze sobą spore niebezpieczeństwa i niewygody - albowiem używanie ich w pomieszczeniu zamkniętym jest niewskazane, a na dworze jest zimno).
Konieczne jest także pomieszczenie w którym można usadzić przy stołach 25 osób oraz stoły i krzesła.
Miejsce musi być ogrzewane, albowiem to zima.
Miło jest kiedy udostępnia naczynia i sztućce: talerze (płaskie, głębokie, kubki)
Obiekty o niezapomnianej atmosferze mają swój klimat...

Jedzenie

Ważnym elementem wigilii jest wieczerza. Poszczególne osoby przygotowują tradycyjne potrawy. Trzeba w jakiś sposób zorganizować giełdę potraw. Najpóźniej należy ją rozpocząć na tydzień przed rajdem, ale lepiej jest wcześniej. Ma sens współpraca osób np. robiących rzeczy z kapustą i grzybami, czy z makiem i w ten sposób zmniejszyć nakład pracy. Należy nie zapomnieć o następujących potrawach.

Kapusta z grzybami
Pierogi z kapustą i grzybami
Barszcz z uszkami (nie mięsnymi)
Kutia
Kompot z suszu
Śledziki
Ryba po grecku
Sałatka śledziowa
Sałatka warzywna
Makowiec
Piernik i pierniczki
Inne ciasta
Kluski z Makiem
Pieczywo
Picie nietradycyjne: herbata, woda, jakieś soki

Jako, że ten wyjazd jest przeważnie dofinansowywany w jakimś stopniu przez drużynę (to zależy od sytuacji finansowej drużyny), to należy bardzo krzyczeć na ludzi żeby brali faktury... Więcej o tym to w punkcie pt. finanse.

Sprzęt

Na wigilijnym jest sporo drobiazgów o których trzeba pamiętać:

Pismo Święte (Nowy Testament: Ewangelia Św. Łukasza)
Sianko
Opłatek
Obrusy
Coś na świeczki (świeczniki), podstawki, ewentualnie zrobić z papieru, bo inaczej obrusy nadają się do wyrzucenia...
(6-10 wysokich świeczek)
Może choinka drużynowa (choć jest wstanie nędzy i rozpaczy)
Jemioła
Papier kolorowy, nożyczki,klej, igła, nitka, rączek para
Strój skrzatów i św. Mikołaja (pytać o czapki kwatermistrza. 2 zielone elfowe i kiedyś była jedna biało-czerwona Św. Mikołaja)
Śpiewnik z kolędami
Gitara
Folia lub torebki do chowania rzeczy przed wyschnięciem w czasie składania życzeń
Śmiećworki
Zmywaczek i jakieś ściereczki
Serwetki
Zapałki
Artykuły do zabaw: np. do "zdejmij to"

Jeśli szkoła nie daje, to też:

Talerzyki, kubeczki i sztućce dla zapominalskich. Można kupić plastikowe. spytać kwatermistrza/magazyniera, czy nie zostały po zeszłym roku.
Naczynia do gotowania (kociołki) (zawsze lepiej garnki)
Półmiski i inne naczynia do podania na stół
Kuchenki
Noże do krojenia pieczywa,łyżki wazowe do nalewania kompotu, sztućce do nakładania sałatek

Co też trzeba też zrobić:

Dopilnować by zaprosić staruchy - osobiście postuluję stworzenie listy osób, które należy zapraszać.... (nie pisz tego we wskazówkach, bo to bez sensu, a lista staruchów moim zdaniem nie jest genialnym pomysłem, bo ciągle ewoluuje). Może ktoś się kiedyś weźmie i zacznie ona być załącznikiem do tego tekstu. I trzeba to zrobić odpowiednio wcześniej, gdyż mało kto sobie zostawia wolny weekend przed świętami.
Umówić Świętego Mikołaja i skrzaty(np. x2).

Co ludzie mają wziąć:

Prezent dla Świętego Mikołaja
Mundur
Jedzonko jak ktoś zrobił(Paragony do 6zł, a powyżej faktury VAT. (inaczej niema zwrotu poniesionych kosztów).
Przywiezienie własnego talerzyka i kubeczka i sztućców - jeśli szkoła nie zapewnia.
Jakieś pieniądze...
Czasami się może przydać śpiworek, karimatka

Finanse

Wbrew pozorom stanowią około połowy problemów związanych z przeprowadzeniem wigilijnego. Dlatego wysoce wskazane jest by kwatermistrzem rajdu była inna osoba niż główny organizator, Święty Mikołaj, czy inny funkcyjny imprezy. Musi on mieć, czas, kiedy prowadzący rajd zajmuje się przygotowanie wieczerzy, by zebrać wpłaty i faktury (kiedy indziej tego nie zrobi, bo skoroświt ludzie rozjadą się po świecie.

Różni ludzie ponoszą różne wydatki i oczywiście chcą wydać jak najmniej... Ale przeważnie ignorują obowiązki prawa finansowego, a sprzedawcy im tego zadania nie ułatwiają (przepisy mówią, że WSZYSCY sprzedawcy mają obowiązek wystawić fakturę VAT przy sprzedaży artykułów powyżej 5,00zł + VAT) w przeciwnym razie muszą wystawić paragon. W terminie miesiąca od wystawienia paragonu na kwotę przewyższającą 5,00+VAT, mają obowiązek wystawić fakturę VAT na podstawie danego im paragonu. Kupowanie w tym samym sklepie kilku rzeczy tego samego dnia, by wziąć kilka paragonów poniżej 5,00+VAT jest złym pomysłem, ponieważ można rozliczyć na podstawie paragonu tylko wydatki na rzecz konkretnego podmiotu gospodarczego do kwoty 5,00+VAT łącznie jednego dnia.

Co to ma do rozliczenia rajdu. To, że nie możesz z oficjalnej gotówki drużyny dofinansować na więcej niż wynoszą kwoty na fakturach. Poza tym drużyna przeważnie nie chce dofinansować całości wydatków wszystkich - tylko wydać łączną kwotę mniejszą niż ta zaplanowana w rocznym planie finansowym drużyny (czyli pewnie około 200zł).

Więc jak zrobić, żeby rozliczający wiedział ile ludzie wydali i że dadzą na to faktury? Bo bez tych danych nie powie, ile kosztował rajd przeciętnego uczestnika i kto ma dopłacić.

Wersja faszystowska. Zebrać faktury na rajdzie i nie oddawać pieniędzy osobom, które nie przywiozą ich na rajd... trzeba edukować społeczeństwo.
Zebrać na rajdzie po kilkanaście złotych od każdego(w zależności od orientacyjnych kosztów jedzenia i wielkości planowanego dofinansowania) + koszty szkoły + koszty dojazdu, a później zbierać przez jakiś okres dokumenty finansowe. Rozliczyć i rozpisać zwroty (o wiele lepsza sytuacja, niż później próbować zebrać dopłaty).

Rozliczenie przekazać kwatermistrzowi. I dobrze jest ściśle z nim konsultować poszczególne kroki...

Zatem wesołych świąt i szczęśliwego nowego roku.

2003-12-09

Piotr Tabor