Organizacja obozu zagranicznego

wskazówki krok po kroku

Adresat:

Podstawowym adresatem tego dokumentu jest główny organizator obozu zagranicznego. Tu prezentuję model organizacji obozu, którego używałem z pewnymi modyfikacjami przy organizacji Norwegii '02 i Rumunii '03. Wiem, że można obozy robić inaczej (np. Grecja była robiona zupełnie inaczej), ale ten system wydaje mi się być niezły, a oprócz tego - prztestowany.

Opis systemu organizacji obozu:

System, który proponuję, wyglada następująco. Obóż ma jednego głównego organizatora, który musi być osobą doświadczoną, wiedzącą co robi. Główny organizator odpowiada za wszystko. Reszta osób jest podzielona na grupy organizacyjne, zajmujące się poszczególnymi aspektami obozu (Podróże, Kwatermistrzostwo, etc.).

Organizator deleguje robotę do grup, sam w istocie nic nie robi, jego zadaniem jest myśleć, co powinno być zrobione i która grupa powinna to zrobić, a nie robić samemu. Grupy są kierowane przez gruppenfuhrerów, którzy dzielą robotę w grupie między ludzi. Celem takiego sposobu organizacji jest:

Żeby robota się rozłożyła między ludzi, żeby uniknąć sytuacji, w której mała grupka osób zaharowuje się, żeby postawić obóz.
Wychować ludzi do współodpowiedzialności za obóz, pokazać im, że od nich też cos zależy, że nie dostają nic za darmo, tylko sami też musza się przyłożyć,
Nauczyć ludzi czegoś poprzez dawanie im czegoś do załatwienia,
Uczynić ludzi bardziej związanymi z obozem przez to, że mają swój w niego wkład.

Tego zestawu celów powinni być bardzo świadomi organizatorzy obozu - organizator główny i gruppenfuhrerzy. Jeśli jakiś gruppenfuhrer sam odwala większość roboty, ROBI ŹLE! Jeśli rozdziela zadania, ale nie egzekwuje porządnie wykonania, ROBI JESZCZE GORZEJ. Gruppenfuhrerzy w tym systemie mają prawo wychrzaniać ludzi ze swojej grupy z obozu - warunkiem koniecznym pojechania powinno być wniesienie wkładu w obóz, gruppenfuhrer odpowiada za to, żeby każdy w jego grupie miał szansę wnieść jakiś wkład i pilnuje, czy każdy tę szansę wykorzystuje.

Pierwsza decyzja:

Pierwszą decyzją do podjęcia jest "dokąd jechać". Warto ją podjąć wcześnie, najlepiej na jesiennej radzie. Uprzednio zbieramy propozycje, które błąkają się po drużynie. Następnie ktoś musi opracować choć trochę te propozycje, z sufitu oszacować koszty, powiedzieć +/- jak taki obóz by wyglądał, co jest gdzie do zobaczenia. Trzeba od razu zdecydować, kto będzie komendantem obozu, zarówno na papierze - tu potrzebny, przynajmniej na chwilę obecną, podharcmistrz, jak i w rzeczywistości - kto będzie głównym organizatorem wyjazdu. I jeden, i drugi powinni mieć prawo veta na propozycje - jest w pełni zrozumiałe, że osoba biorąca formalną odpowiedzialność może nie zdecydować się na obóz w niektóre dziksze kraje, jak i to, że główny organizator musi mieć choć trochę ochoty jechać tam, gdzie będziemy jechać (można też zrobić tak, że z różnymi miejscami zwiazani są różni główni organizatorzy). Na radzie przeprowadzamy zbiórkę głosów, dajemy też możliwość wypowiedzenia się osobom, ktore na Radę nie dotarły, w przeciągu tygodnia/dwóch ogłaszamy ostateczną decyzję. Warto też posondować jakie będzie zainteresowanie wyjazdem - ile osób potencjalnie chętnych.

Same początki - organizacja pracy:

Technika, którą polecam, wygląda następująco. Obóz jest współorganizowany przez wszystkich jadących. Jadący są podzieleni na grupy organizacyjne, odpowiedzialne za poszczególne części wyjazdu. Oierwszą decyzją do podjęcia jest - jakie grupy chcemy postawić, oraz kto będzie nimi kierował. Tak naprawdę istotniejsze wydaje mi się drugie pytanie. Współpraca między organizatorem (słowo organizator oznacza głównego organizatora obozu) a przywódcami grup (dalej zwanymi gruppenfuhrerami) musi być dobra, gruppenfuhrerzy muszą chcieć pracować z organizatorem - w innym wypadku będziemy mieli grupy, które nic nie zrobiły (patrz Norwegia). Gruppenfuhrerów zatem organizator musi dobrać sobie sam i skonsultować z nimi podział na grupy i obowiązki poszczególnych grup. Konkretny podział na grupy zależy od dostępnych gruppenfuhrerów, natomiast podzielone muszą zostać następujące bloki tematyczne:

Dojazd do kraju, który nas interesuje i transport po nim. Przejrzenie możliwych opcji dojazdu, wybranie jednej. Skołowanie rozkładów wszystkiego, czym będziemy się poruszać po kraju, wzięcie ich ze sobą (łącznie ze sporą dawką rozkładów awaryjnych). Dowiedzenie się o warunki lokalnego transportu (np. w Rumunii bilety kolejowe można kupić najwcześniej godzinę przed odjazdem pociągu, na Ukrainie trzeba wiedzieć, co to takiego Plackarta, trzeba wiedzieć, na jakie pociągi obowiązuja miejscówki, czy istnieją bilety peronowe, etc).
Co chcemy obejrzeć na miejscu, wybór konkretnych miejsc. Poczytanie przewodników po kraju, wybór największych atrakcji. Wskazać konkretne regiony kraju, główne punkty, które trzeba tam zobaczyć (po co tam jedziemy). To potem jest punktem wyjścia dla ekip 1. , 3. oraz 4.
Przygotowanie wiedzowe o kraju - histora, zwiedzane miast, ciekawostki. Przygotowanie pomysłu na to, jak będziemy zwiedzać poszczególne odwiedzane miasta, przygotowanie informacji dla wszystkich, co gdzie warto zobaczyć i sposobu jej podanie. Przygotowanie zajęć związanych z historią, kulturą, etc. kraju (np. teatrzyk w Norwegii, papryczki w Rumunii).
Wybór dokładnych tras przemarszu w każdym regionie, załatwianie map, poznanie specyfiki chodzenia tam. Zdobycie jak najlepszych map regionu, powielenie ich w odpowiedniej liczbie egzemplarzy (muszą być przynajmniej 4), wybór tras punkt po punkcie (oczywiście, jak na każdym wędrownym, nie będą realizowane idealnie, ale plan jakiś trzeba założyć). Dowiedzieć się, co trzeba wziąć pod uwagę w terenie (np. zagrożenia niedźwiedziami, lawinami, opłatami klimatycznymi, zakazami biwakowania, parkami narodowymi, ciężkie warunki terenowe typu gołoborza, brak wody, brak drewna, brak możliwości robienia zakupów - o każdej takiej rzeczy trzeba informować stosowne grupy wystarczająco wcześnie, żeby zdążyły coś załatwić)
Finanse wyjazdu - szacowanie kosztów, podejmowanie decyzji finansowych. Non-stop nękanie wszystkich grup o podawanie kosztów tego, co planują, realizowanie preliminarza. Trzeba zostawić sobie jakąś rezerwę 1, czyli rezerwę w budżecie na np. nadwyżki noclegów przy obrzydliwej pogodzie, oraz rezerwę 2 - wziąć jakąś wymienialną gotówkę, np. dolary, gdyby coś się stało. Pomyśleć, gdzie, kiedy i jak będziemy wymieniać gotówkę (czy przez dolary, czy bezpośrednio, czy na granicy, czy w Warszawie - zdobyć potrzebną wiedzę)
Sprzęt na wyjazd - namioty, kuchenki, etc. Tu mam wrażenie istnieją wskazówki Taboreta. Trzeba zdecydować, co będzie potrzebne - jakie namioty, jaki sprzęt pionierski (saperki, toporki), czy brać kuchenki (załatwić paliwo), załatwić to wszystko, zweryfikować zdatność do użycia sprzętu drużyny (naostrzyć saperki, toporki, zaimpregnować namioty), załatwić dziwne rzeczy typu prysznice, baniaki na wodę (baardzo pożyteczna rzecz, nie trzeba non-stop latać po wodę, tylko jest na miejscu), garnki, sznurek, stwierdzić, co ludzie powinni mieć ze sobą ze sprzętu (noże, drewniane łyżki, etc)
Program wyjazdu - zajęcia, gry, etc. Przygotować dokładne plany zajęć. Gdy będzie już znana trasa, poumieszczać je w odpowiednich punktach planu, dowiedzieć się, ile będzie dni stacjonarnych, ile czasu wolnego, etc. Pomyśleć nad obrzędowością wyjazdu (np. paciorki na Rumunii, listy)
Załatwianie papierów harcerskich - przed i po, kontakt z hufcem i chorągwią. Dowiedzieć się, do kiedy trzeba zarejestrować obóz i jakie papiery trzeba złożyć (powinien to wiedzieć hufiec). Upewnić się w chorągwi. Pokopać odpowiednie grupy, żeby sporządziły odpowiednie papiery. Załatwianie tego dobrze wcześniej redukuje robotę na później (to zresztą dotyczy bardzo wielu rzeczy). Dowiedzieć się też jakie papiery będą potrzebne do rozliczenia obozu (karty kwalifikacyjne, komplet paragonów, raporty żywieniowe, faktury na wszystko, potwierdzenie nieużywania sprzętu hufcowego) - sporo z tych rzeczy można i wygodniej jest przynajmniej przygotowywać na bieżąco, co zmniejsza obrzydliwą robotę powyjazdową.
Zbieranie wiedzy o kraju, warunkach, przepisach, języku, etc. Odwiedzić ambasadę, ew. przynajmniej zadzwonić do niej. Pogadać z jak największą liczbą ludzi, którzy tam byli. Sprawdzić przepisy tyczące obozowania na dziko i palenia ognia, przepisy wjazdowe (czego nie wolno wwozić - często są ograniczenia na żywność, czy jest minimum kasowe na wjeździe, czy są wizy, czy są opłaty wjazdowe).
Żarcie, przemyślenie żywienia na miejscu, co trzeba wziąć z Polski. Tu chyba istnieją wskazówki Taboreta, generalnie podczas wyjazdu do drogiego kraju należy wziąć jak najwięcej lekkiego ze sobą, a przy wyjeździe do dzikiego - jak najwięcej dziwnych rzeczy, ktorych dostanie może być problemem. Pomyśleć o tym, jak będziemy gotować, ile garnków potrzeba, ile kuchenek. Czy jest jakieś żarcie do jedzenia na trasie. Co wziać ze sobą na podróż z Polski (np. wodę)
Papiery nieharcerskie - tu przychodzą mi do głowy tylko ubezpieczenia i paszporty. Zdecydować, czy każdy załatwia ubezpieczenie we własnym zakresie i SKONTROLOWAĆ, czy też kupujemy grupowe. Zebrać dane z paszportów, wymusić na ludziach, którzy mają nieaktualne zdjęcia, żeby zmienili paszporty (to zajmuje około 3 miesiące, więc trzeba się za to zabrać jakieś 5 miesięcy przed wyjazdem najpóźniej)
Pisanie planu pracy wyjazdu. To akurat lekka broszka, jeśli ktoś umie pisać plany pracy. Zazwyczaj wystarczy odpowiednio przerobić poprzedni.
Tworzenie ogólnej wizji wyjazdu - typowy plan dnia, system organizacji pracy na miejscu, etc. Tu duży udział musi mieć przyszły faktyczny komendant obozu (zawsze dotychczas był to jednocześnie główny organizator, i ja, także nie wiem, czy da się rozdzielić funkcje faktycznego komendanta i głównego organizatora. Optycznie to kiepski pomysł). Podział ludzi na zastępy (lepiej podzielić, biorąc pod uwagę preferencję, bo spontaniczny wybór może wygenerować "grupę odrzuconych" - patrz Norwegia). Czy są osobne zastępy i wachty (chyba spróbowałbym jednak tym razem spoić zastęp i wachtę w jedno, nie widzę silnych przeciwwskazań, a oddzielenie jednego od drugiego generowało baaardzo niedoświadczonych wachtowych - argumentem przeciw było to, że zastępowi jako równolegle wachtowi i jeszcze być może gruppenfuhrerzy będą mieli ciągle coś na głowie - trzeba to każdorazowo wyważyć). Negocjacje - czy obóz jest bardziej półstacjonarny, czy wędrowny. Ile chodzenia. Etc.
Kontakt z wszystkimi organizacjami na miejscu, które chcemy spotkać (np. miejscowi skauci). Tego nigdy nie udało się skutecznie przeprowadzić, więc nie mam wiele mądrego do powiedzenia.
Zapisy na obóz, siatka komunikacyjna obozu, terminy. Trzeba skoordynować zapisy i zbierać informacje od ludzi - wpierw w jakiej chcą być grupie, potem preferencje zastępowe, zebrać komplet danych osobowych, grupa żarciowa może chcieć zebrać przed wyjazdem preferencje ludzi, główny organizator może chcieć poznać ich opinię na wiele tematów (kościół w niedzielę, preferencje chodzeniowe, miasta czy góry, wiele czy nieliczne miejsca, etc). Trzeba zorganizować system przekazywania informacji w te i wewte - zebrać maile lub telefony, ustalić, kto do kogo dzwoni i pisze, kto zbiera informacje zwrotne.
Ewentualne załatwianie dofinansowań. To trzeba załatwiać szybko, zazwyczaj jeszcze na jesieni. Potem jednak pewnie trzeba się zatroszczyć o to, co trzeba złożyć, jak trzeba rozliczyć obóz, etc. Zapewne po wzięciu dotacji trzeba będzie mieć faktury na dokładnie wszystkie wydatki, dowiedzieć się, jak to dokładnie wygląda.
Troska o uczestników. Przygotowanie zebrania informacyjnego dla tych, którzy nie byli dotychczas na takim wyjeździe - co trzeba powiedzieć (lista rzeczy do zabrania, na zastęp i na osobę, informacje o charakterze obozu, ewentualny kontakt z rodzicami), przygotowanie spotkania przedwyjazdowego (to dotychczas słaby punkt, trzeba to dobrze przemyśleć, siąść komendą i spisać, co jest do zrobienia, wykombinować sposób zrównoleglenia i porządnie zaplanować na papierze, to może w końcu dowiemy się, jak to robić). Opracowanie planów awaryjnych i dostarczenie wszsytkim uczestnikom zestawów awaryjnych, łącznie z telefonami, powiedzenie, jak się zachowywać przy typowych niebezpieczeństwach.
Zatroszczenie się o to, żeby ktoś napisał kronikę wyjazdu, żeby pojechał aparat fotograficzny i był używany, żeby pojechała odpowiednia liczba gitar i śpiewników (gitarzyści będą też zapewne wdzięczni, jeśli pojawią się kapodastry i przynajmniej jeden stroik, chyba, że jest ktoś z wystarczającym słuchem)

Jest kilka możliwych sposobów podzielenia tych bloków. Na Rumunii mieliśmy grupę Podróże (1,2,4), Kwatermistrzostwo (5,6,część 8, 10), Program (3,7,część 12, część 13,18), Organizacja (część 8, 9, 11, 14, 15,16, 17) oraz główny organizator zbierał do kupy 12 i 13. Można też zrobić podział inaczej, np. rozbić grupę Organizacja do Kwatermistrzostwa (8,11,16), Podróże (9,15) i Program (14), można zapewne wydzielić coś z Podróży i Kwatermistrzostwa - zależy tak naprawdę od tego, ile gruppenfuhrerów mamy, i jak oni widzą swoje role.

Drugą rzeczą, którą trzeba ustalić na samym początku jest to, dla kogo jest ten obóz, kto może być uczestnikiem. Czy bierzemy tylko członków drużyny, czy tylko aktywnie działających, czy to może być czyjś piewrszy wyjazd, czy bierzemy osoby "mało związane". Eksperyment polegający na wzięciu osób nie w pełni związanych (Bartka, Łukasza) na Rumunię nie zakończył się źle, ale tę kwestię trzeba każdorazowo dobrze przemyśleć. Jaką rolę ma pełnić ten obóz w planie pracy drużyny - to tak naprawdę jest kluczowym pytaniem.

Zapisy wstępne:

Gdy już wiemy, dla kogo robimy obóz, oraz jak on w przybliżeniu ma wyglądać (szkicowy termin, zgrubne szacowanie kosztu), zbieramy ludzi. Rozmawiamy z tymi, których chcemy zaprosić. System działał dotychczas tak, że trzeba było zgłosić wstępne i niewiążące zainteresowanie obozem gdzieś na poziomie początku kwietnia czy marca, żeby dostać przydział do grupy. Decyzja wiążąca była podejmowana dużo później, przy zbieraniu zaliczek (czerwiec), do tego czasu człowiek nie musiał decydować ostatecznie, póki brał udział w pracach swojej grupy, nie było problemu z tym, że może chcieć się potem wycofać. Gdy już mamy te zapisy, trzeba podzielić ludzi na grupy, biorąc pod uwagę ich preferencje, ale ostateczne decyzje podejmując samemu (chodzi o mniej/więcej równe rozłożenie sił w grupach).

Praca w grupach:

Praca w grupach musi odbywać się równolegle. Z jednej strony odbywa się coraz dokładniejsze przybliżanie trasy. Im dokładniej znana jest trasa, tym dokładniej można przygotowywać informacje o tym, gdzie jedziemy. Cały czas równolegle precyzuje się szacowanie ponoszonych kosztów. W zależności od trasy tworzona jest lista sprzętu, który bierzemy. Nie ma co wypisywać wszystkich drobiazgów, które trzeba załatwić - mam wrażenie, że w podziale sekcyjnym na punkty już wymieniłem wszystko. Organizator musi jeszcze wybrać funkcyjnych na obóz (podział na zastępy, zastępowi, kwatermistrz, być może sprzętowy, być może księgowy, być może oboźny (ew. inny ktoś do pomocy kwatermistrzowi głównie, choć też przydaje się ktoś do zdjęcia części głupot z głowy komendanta), wachtowi (jeśli jednak wachty oddzielne od zastępów) i podział na wachty, kto jest zastępcą komendanta (jest istotne wyznaczenie tej osoby na wypadek choroby)). Głównym zadaniem organizatora w tej chwili jest koordynacja pracy grup, ustalanie terminów na podejmowanie poszczególnych decyzji, żeby grupy nie "wisiały" na sobie nawzajem. Pilnowanie tych terminów, pilnowanie podziału pracy w poszczególnych grupach, rozwiązywanie konfliktów.

Na samym obozie - organizacja:

Obóz, jak wiemy, dysponuje przede wszystkim komendantem i uczestnikami. Uczestnicy są podzieleni na zastępy oraz na wachty - dotychczas te podziały były prostopadłe, tj. w każdej wachcie było po jednym członku z każdego zastępu, czego celem było to, żeby zastęp był funkcjonalny podczas każdej wachty.

Obecnie skłaniałbym się bardziej ku połączeniu wacht i zastępów. Dotychczas rezygnowaliśmy z posiadania oboźnego - jego obowiązki rozkładały się między kwatermistrza i komendanta, a także zastępowych.

Taki układ ma sens (eliminuje jedną funkcję i jeden więcej generator chaosu - co kiedy trzeba szybko i sprawnie podjąć decyzję jest bardzo istotne), ale wymaga dwóch bardzo ważnych rzeczy - po pierwsze komendant musi umieć i chcieć delegować wiele prac innym (z doświadczenia wiem, że można zwariować co noc kierując rozbijaniem i zwijaniem obozu - lepiej wtedy, kiedy nie musi to być zrobione ultra-sprawnie oddać to komuś innemu, a po drugie kwatermistrz musi mieć pomocnika i z nim współpracować. Na kwatermistrzu spoczywa odpowiedzialność za finanse, sprzęt, papiery oraz żywienie i zostawienie go z tym wszystkim to niczym nie uzasadnione okrucieństwo. Dobrze, kiedy kontrola nad całością znajduje się w jednych rękach, ale sporo rzeczy powinno dać się wydelegować (kontrola kto co niesie, podział żarcia, część konserwacji sprzętu, księgowość) i powinno to być zrobione.

Teraz małe streszczenie (komenda oznacza organizatora + gruppenfuhrerów):

Do kiedy	Kto decyduje	Co trzeba zrobić
Jesień	Drużynowy	Wybrać organizatora i formalnego komendanta. Zacząć załatwiać dofinansowania.
Jesień	Oganizator	Zebrać propozycje pomysłów na obozy, opracować je wstępnie
Jesień	Drużynowy lub Organizator	Poddać głosowaniu na radzie propozycje, zdecydować dokąd jedziemy, zebrać opinie co do terminu.
Przełom II/III	Organizator	Wybrać gruppenfuhrerów, oboźnego (jeśli jednak jest), kwatermistrza (zapewne gruppenfuhrer kwatermistrzowskiej)
Przełom II/III	Komenda + Drużynowy	Zdecydować, kto może jechać na obóz.
Przełom II/III	Komenda	Podzielić odpowiedzialność na grupy. Otworzyć zapisy na obóz, podać termin zgłaszania wstępnego zainteresowania (dopiero po tym terminie ruszą jakiekolwiek prace). Zdecydować kto i jak zbiera zgłoszenia. Zebrać preferencje do udziału w poszczególnych grupach.
Przełom III/IV	Komenda	Podzielić ludzi na grupy.
Początek IV	Grupy	Podział prac w grupach. Zastanowić się nad pomocnikiem kwatermistrza.
Środek IV	Grupy	Wiemy, dokąd ramowo jedziemy (regiony). Nawiązany kontakt z organizacjami zewnętrznymi. Pierwsze pomysły programowe. Wiemy, jakie papiery trzeba załatwiać (potem zakładam systematyczne załatwianie).
Początek V	Grupy	Zarys dojazdowy, żarciowy i sprzętowy. Lista zajęć, plan pracy, załatwione mapy. Zdobyta podstawowa wiedza o przepisach na miejscu.
Środek V	Grupy	Preliminarz. Gotowe trasy. Sprzęt w trakcie fizycznego kupowania. Przygotowanie i przeprowadzenie spotkania informacyjnego (zacząć zbierać zaliczki).
Przełom V/VI	Grupy	Gotowy program. Konserwacja sprzętu. Komplet przepisów. Opracowany dokładny plan żarciowy. Zbieranie zaliczek - koniec. Ostatecznie wiadomo, kto jedzie.
Przed wakacjami	Grupy	Fizyczne skompletowanie materiałów na program, powielenie map, przygotowanie spotkania przedobozowego.
2-3 dni przed wyjazdem	Grupy	Składownie sprzętu, zakup żarcia, upewnienie się, że wszyscy jadą, że dojazd jest OK
Dzień wyjazdu	Wszyscy	Spotkanie przedobozowe, wyjazd.